Việc vận chuyển hàng hóa không chỉ dựa trên sự tin tưởng. Vận đơn là một chứng từ do người vận chuyển cấp cho người gửi hàng, có vai trò như biên nhận hàng hóa, bằng chứng về hợp đồng vận chuyển và, dưới dạng có thể chuyển nhượng, là chứng từ sở hữu.

Vận đơn ghi lại tình trạng và thứ tự hàng hóa, số lượng và điểm đến. Các ngân hàng thường yêu cầu vận đơn gốc trước khi thanh toán theo thư tín dụng. Vận đơn điện tử đang dần được công nhận về mặt pháp lý, tuy nhiên vận đơn giấy gốc vẫn chiếm ưu thế trong nhiều ngành thương mại.

Sự khác biệt giữa vận đơn và hàng hóa thực tế có thể dẫn đến khiếu nại. Vận đơn có điều khoản ghi nhận thiệt hại hoặc thiếu hụt; vận đơn thông thường thì không. Thuyền trưởng và đại lý phải cẩn thận khi ký kết, vì trách nhiệm của người vận chuyển bị ảnh hưởng rất nhiều bởi nội dung ghi trên vận đơn.

• Tài liệu của hãng vận chuyển đóng vai trò như biên lai, hợp đồng và đôi khi là giấy chứng nhận quyền sở hữu.
• Thông tin chi tiết về hàng hóa, tình trạng và địa điểm giao hàng.
• Quan trọng cho việc thanh toán và chuyển giao quyền sở hữu.
• Có thể là bản giấy hoặc bản điện tử.