A szkenner egy olyan eszköz, amely fizikai dokumentumokat digitális képekké alakít. Fénnyel világítja meg az oldalt, rögzíti a visszaverődést, és pixelekké alakítja. A síkágyas szkennerek üvegfelülettel rendelkeznek. A lapadagolós szkennerek áthúzzák az oldalakat. A hordozható szkennerek kézi szkennerek. A telefonkamerák ma már dokumentumokat is beolvasnak.

A szkennereket irodákban, könyvtárakban, kórházakban és otthonokban használják. Szerződéseket, könyveket, fényképeket és orvosi feljegyzéseket digitalizálnak. Az optikai karakterfelismerés, vagy OCR, a beolvasott szöveget szerkeszthető és kereshető szöveggé alakítja. OCR nélkül a beolvasott oldal csak egy kép. OCR-rel adattá válik.

Szkennerek típusai

• Síkágyas: üvegfelület, sokoldalú
• Lapadagoló: automatikus dokumentumadagoló
• Hordozható: kézi, elemes
• Dob: csúcskategóriás, kiadói használatra
• 3D: fizikai tárgyakat rögzít

A szkennerek megőrzik az információkat. A régi fényképek elhalványulnak. A papír elmúlik. Egy digitális szkennelés örökké kitarthat, ha biztonsági másolat készül róla. De a szkennelés lassú. Manuális erőfeszítést igényel. A papírmentes iroda még mindig álom. A szkenner a híd a papír és a digitális között.