स्कैनर एक ऐसा उपकरण है जो भौतिक दस्तावेजों को डिजिटल छवियों में परिवर्तित करता है। यह पृष्ठ पर प्रकाश डालता है, परावर्तन को कैप्चर करता है और उसे पिक्सेल में बदल देता है। फ्लैटबेड स्कैनर में कांच की सतह होती है। शीट-फेड स्कैनर पृष्ठों को खींचकर स्कैन करते हैं। पोर्टेबल स्कैनर हाथ में पकड़ने योग्य होते हैं। अब तो फोन कैमरे भी दस्तावेजों को स्कैन कर सकते हैं।

स्कैनर का उपयोग कार्यालयों, पुस्तकालयों, अस्पतालों और घरों में किया जाता है। ये अनुबंधों, पुस्तकों, तस्वीरों और चिकित्सा अभिलेखों को डिजिटाइज़ करते हैं। ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (OCR) स्कैन किए गए पाठ को संपादन योग्य और खोजने योग्य पाठ में परिवर्तित करता है। OCR के बिना, स्कैन किया गया पृष्ठ केवल एक चित्र होता है। OCR के साथ, यह डेटा बन जाता है।

स्कैनर के प्रकार

• फ्लैटबेड: कांच की सतह, बहुमुखी
• शीट-फेड: स्वचालित दस्तावेज़ फीडर
• पोर्टेबल: हाथ में पकड़ने योग्य, बैटरी से चलने वाला
• ड्रम: उच्च श्रेणी का, प्रकाशन में प्रयुक्त
• 3डी: भौतिक वस्तुओं को कैप्चर करता है

स्कैनर जानकारी को सुरक्षित रखते हैं। पुरानी तस्वीरें धुंधली पड़ जाती हैं। कागज़ गल जाता है। डिजिटल स्कैन का बैकअप लेने पर वह हमेशा के लिए सुरक्षित रह सकता है। लेकिन स्कैनिंग धीमी होती है। इसमें मैन्युअल मेहनत लगती है। कागज़ रहित कार्यालय अभी भी एक सपना है। स्कैनर कागज़ और डिजिटल के बीच एक सेतु का काम करता है।