Dostawca wysyła karton towarów do sklepu, a następnie przesyła dokument zawierający listę produktów, ilości, cen i warunków płatności. Dokument ten to faktura. Stanowi ona formalne wezwanie do zapłaty.

Faktury wspierają księgowość, zgodność z przepisami podatkowymi i rozwiązywanie sporów. Sprzedawcy detaliczni porównują je z zamówieniami zakupu i dokumentacją odbiorów przed autoryzacją płatności. Fakturowanie cyfrowe w dużej mierze zastąpiło fakturowanie papierowe w większych przedsiębiorstwach, przyspieszając proces i redukując liczbę błędów. Terminy płatności, takie jak płatność netto w ciągu 30 dni, określają termin płatności.

Dokładne i terminowe faktury utrzymują zdrową relację dostawczą. Opóźnione lub nieprawidłowe faktury powodują tarcia i mogą zakłócić przepływ towarów. Dla sprzedawcy detalicznego faktura jest zarówno zobowiązaniem, którym należy zarządzać, jak i dokumentem potwierdzającym koszt towaru.

• Dokument z żądaniem zapłaty za dostarczony towar
• Szczegóły dotyczące pozycji, cen i warunków płatności
• Porównywane z zamówieniami i rachunkami
• Niezbędne do księgowości i relacji z dostawcami