يقوم المورد بشحن كرتونة من البضائع إلى متجر، ثم يرسل لاحقاً وثيقة تتضمن قائمة بالأصناف والكميات والأسعار وشروط الدفع. هذه الوثيقة هي فاتورة، وهي الطلب الرسمي للدفع.

تدعم الفواتير المحاسبة والامتثال الضريبي وحل النزاعات. يقوم تجار التجزئة بمطابقتها مع أوامر الشراء وسجلات الاستلام قبل الموافقة على الدفع. وقد حلت الفواتير الرقمية محل الفواتير الورقية إلى حد كبير في العمليات الكبيرة، مما سرّع العملية وقلل الأخطاء. وتحدد شروط الدفع، مثل "صافي 30 يومًا"، موعد استحقاق المبلغ.

تساهم الفواتير الدقيقة والمُرسلة في الوقت المناسب في الحفاظ على علاقة توريد سليمة. أما الفواتير المتأخرة أو غير الصحيحة فتُسبب احتكاكات وقد تُعطّل تدفق البضائع. بالنسبة للتاجر، تُعدّ الفاتورة التزامًا يجب إدارته وسجلًا لتكلفة البضائع.

• وثيقة تطلب دفع ثمن البضائع الموردة
• تفاصيل المنتجات والأسعار وشروط الدفع
• تمت مطابقتها مع الطلبات والإيصالات
• ضروري للمحاسبة وعلاقات الموردين