Ένας προμηθευτής αποστέλλει ένα χαρτοκιβώτιο με προϊόντα σε ένα κατάστημα και αργότερα στέλνει ένα έγγραφο που αναφέρει τα είδη, τις ποσότητες, τις τιμές και τους όρους πληρωμής. Αυτό το έγγραφο είναι ένα τιμολόγιο. Είναι η επίσημη αίτηση πληρωμής.

Τα τιμολόγια υποστηρίζουν τη λογιστική, τη φορολογική συμμόρφωση και την επίλυση διαφορών. Οι λιανοπωλητές τα αντιστοιχίζουν με παραγγελίες αγοράς και αρχεία παραλαβής πριν εγκρίνουν την πληρωμή. Η ψηφιακή τιμολόγηση έχει αντικαταστήσει σε μεγάλο βαθμό την έντυπη μορφή σε μεγαλύτερες λειτουργίες, επιταχύνοντας τη διαδικασία και μειώνοντας τα σφάλματα. Όροι πληρωμής όπως το net-30 καθορίζουν πότε πρέπει να καταβληθούν τα χρήματα.

Τα ακριβή και έγκαιρα τιμολόγια διατηρούν την υγιή σχέση εφοδιασμού. Τα καθυστερημένα ή λανθασμένα τιμολόγια δημιουργούν τριβές και μπορούν να διακόψουν τη ροή των αγαθών. Για τον λιανοπωλητή, το τιμολόγιο αποτελεί τόσο υποχρέωση που πρέπει να διαχειριστεί όσο και καταγραφή του κόστους των εμπορευμάτων.

• Έγγραφο που ζητά πληρωμή για τα παραδοθέντα αγαθά
• Λεπτομέρειες για τα είδη, τις τιμές και τους όρους πληρωμής
• Αντιστοιχισμένο με παραγγελίες και αποδείξεις
• Απαραίτητο για τη λογιστική και τις σχέσεις με τους προμηθευτές