En leverandør sender en kartong med varer til en butikk og sender senere et dokument som viser varer, mengder, priser og betalingsbetingelser. Dette dokumentet er en faktura. Det er den formelle betalingsforespørselen.

Fakturaer støtter regnskap, skattesamsvar og tvisteløsning. Forhandlere sammenligner dem mot bestillinger og mottaksregistreringer før de godkjenner betaling. Digital fakturering har i stor grad erstattet papir i større virksomheter, noe som fremskynder prosessen og reduserer feil. Betalingsvilkår som netto-30 definerer når pengene forfaller.

Nøyaktige og rettidige fakturaer holder leveringsforholdet sunt. Forsinkede eller feilaktige fakturaer skaper friksjon og kan forstyrre vareflyten. For forhandleren er fakturaen både en forpliktelse som må håndteres og en registrering av varekostnaden.

• Dokument som krever betaling for leverte varer
• Detaljer om varer, priser og betalingsbetingelser
• Samsvart mot bestillinger og kvitteringer
• Viktig for regnskap og leverandørrelasjoner