数据保留期限定义了数据在删除前需要保存多长时间。相关规则源自多个方面。法规要求财务记录保存七年。医疗保健数据有其自身的时间限制。GDPR规定个人数据的保存时间不得超过必要期限。法律保留要求在诉讼期间保存数据。与供应商签订的合同也规定了数据保留期限。组织必须将所有这些要求整合到一个统一的政策中。

数据保留不仅仅是为了合规，更关乎风险和成本。存储的每一字节数据都可能带来潜在风险。数据泄露会暴露你保留的所有数据。诉讼可以传唤你保留的所有数据。存储需要成本，处理也需要成本。旧数据会降低查询速度，并使数据迁移更加复杂。想要永久保留所有数据的本能是可以理解的，但却是错误的。数据保留策略应该具体明确。并非所有数据都相同。交易记录、客户电子邮件、服务器日志和营销分析数据都有不同的要求和风险状况。策略应该为每类数据定义保留期限，明确删除方式，并验证删除是否真正执行。自动删除至关重要。手动删除往往难以实现。那些本应在几年前就被删除的数据仍然存在，随时可能引发问题。数据保留的本质在于适时放手。数据已经完成了它的使命。继续保留数据除了让攻击者获利之外，对任何人都没有好处。

保留因素

• 监管要求——行业和司法管辖区的具体要求
• 法律保留——在可能发生诉讼时保留数据
• 业务需求——数据实际有效期限有多长
• 风险——违规和发现风险
• 成本——仓储和加工费用

数据保留需要权衡。保留太少，会丢失历史数据；保留太多，则会带来风险。正确的保留策略会因数据类型而异。