Az adatmegőrzés határozza meg, hogy mennyi ideig tárolják az adatokat törlés előtt. A szabályok számos forrásból származnak. A szabályozások előírják, hogy a pénzügyi nyilvántartásokat hét évig kell megőrizni. Az egészségügyi adatoknak saját határidőik vannak. A GDPR kimondja, hogy a személyes adatokat csak a szükséges ideig szabad megőrizni. A jogi megőrzési szabályok előírják az adatok megőrzését a pereskedés során. A szállítókkal kötött szerződések meghatározzák a megőrzési időszakokat. A szervezetnek mindezeket egy koherens szabályzatba kell összeegyeztetnie.

A megőrzés nem csak a megfelelésről szól. Kockázatról és költségről is. Minden tárolt adatbájt potenciális felelősség. Egy adatszivárgás mindent leleplez, amit tárolsz. Egy perrel mindent vissza lehet idézni, amit tárolsz. A tárolás pénzbe kerül. A feldolgozás pénzbe kerül. A régi adatok lelassítják a lekérdezéseket és bonyolítják a migrációkat. Az az ösztön, hogy mindent örökre megőrizzünk, érthető és téves. A megőrzési szabályzatoknak specifikusnak kell lenniük. Nem minden adat egyforma. A tranzakciós nyilvántartásoknak, az ügyfelek e-mailjeinek, a szervernaplóknak és a marketingelemzéseknek mind eltérő követelményeik és eltérő kockázati profiljaik vannak. A szabályzatnak meg kell határoznia az egyes kategóriák megőrzési időszakait, meg kell határoznia a törlés módját, és ellenőriznie kell, hogy valóban megtörténik-e. Az automatikus törlés elengedhetetlen. A manuális törlés nem történik meg. Azok az adatok, amelyeket évekkel ezelőtt törölni kellett volna, még mindig ott vannak, és arra várnak, hogy problémákat okozzanak. A megőrzés az elengedésről szól. Az adatok betöltötték a céljukat. A hosszabb ideig tartó megőrzés senki mást nem szolgál, csak a támadót.

Megtartási szempontok

• Szabályozási követelmények – iparág- és joghatóságspecifikusak
• Jogi megőrzési szabályok – adatok megőrzése, ha valószínűsíthető a pereskedés
• Üzleti igények – mennyi ideig hasznosak az adatok
• Kockázat – incidens és felfedezési kitettség
• Költség – tárolási és feldolgozási költségek

A megőrzés egyensúly kérdése. Ha túl keveset tartasz meg, akkor elveszíted a korábbi adatokat. Ha túl sokat tartasz meg, akkor kockázatot vállalsz. A helyes válasz az adattípustól függően változik.