تحدد سياسة الاحتفاظ بالبيانات المدة التي تُحفظ فيها البيانات قبل حذفها. وتستند هذه القواعد إلى مصادر متعددة. فاللوائح تشترط الاحتفاظ بالسجلات المالية لمدة سبع سنوات، بينما تخضع بيانات الرعاية الصحية لفترات زمنية محددة. وينص قانون حماية البيانات العامة (GDPR) على عدم الاحتفاظ بالبيانات الشخصية لفترة أطول من اللازم. كما تتطلب أوامر الحفظ القانونية حفظ البيانات أثناء التقاضي. وتحدد العقود المبرمة مع الموردين فترات الاحتفاظ. ويتعين على المؤسسة توحيد كل هذه السياسات في سياسة متكاملة.

لا يقتصر الاحتفاظ بالبيانات على الامتثال فحسب، بل يتعلق أيضًا بالمخاطر والتكاليف. فكل بايت من البيانات المخزنة يُمثل مسؤولية محتملة. فالاختراق يُعرّض كل ما تحتفظ به للخطر، وقد تُستدعى جميع البيانات بموجب دعوى قضائية. التخزين والمعالجة مكلفان، والبيانات القديمة تُبطئ الاستعلامات وتُعقّد عمليات النقل. إن الرغبة في الاحتفاظ بكل شيء إلى الأبد مفهومة، ولكنها خاطئة. يجب أن تكون سياسات الاحتفاظ بالبيانات محددة، فليست كل البيانات متشابهة. سجلات المعاملات، ورسائل البريد الإلكتروني للعملاء، وسجلات الخادم، وتحليلات التسويق، لكل منها متطلباتها الخاصة ومستويات المخاطر المختلفة. يجب أن تُحدد السياسة فترات الاحتفاظ لكل فئة، وتُوضح كيفية الحذف، وتتحقق من حدوثه فعليًا. الحذف التلقائي ضروري، أما الحذف اليدوي فلا يُجدي نفعًا. فالبيانات التي كان ينبغي حذفها منذ سنوات لا تزال موجودة، مُعرّضة للمشاكل. الاحتفاظ بالبيانات يعني التخلي عنها، فقد أدّت الغرض منها، والاحتفاظ بها لفترة أطول لا يُفيد أحدًا سوى المُهاجم.

اعتبارات الاحتفاظ

• المتطلبات التنظيمية - خاصة بالقطاع والولاية القضائية
• الحفظ القانوني - الحفاظ على البيانات عندما يكون التقاضي محتملاً
• احتياجات العمل - المدة التي تظل فيها البيانات مفيدة بالفعل
• المخاطر - التعرض للاختراق والاكتشاف
• التكلفة - نفقات التخزين والمعالجة

الاحتفاظ بالبيانات عملية توازن. فإذا احتفظت بكمية قليلة جدًا، ستفقد البيانات التاريخية. أما إذا احتفظت بكمية كبيرة جدًا، فستواجه مخاطر. وتختلف الإجابة الصحيحة باختلاف نوع البيانات.