Retencja danych określa, jak długo dane są przechowywane przed usunięciem. Zasady pochodzą z wielu źródeł. Przepisy wymagają przechowywania dokumentacji finansowej przez siedem lat. Dane dotyczące opieki zdrowotnej mają swoje własne ramy czasowe. RODO stanowi, że dane osobowe nie powinny być przechowywane dłużej niż to konieczne. Obowiązek przechowywania danych w celach prawnych wymaga zachowania danych na wypadek postępowania sądowego. Umowy z dostawcami określają okresy przechowywania. Organizacja musi połączyć wszystkie te elementy w spójną politykę.

Retencja to nie tylko kwestia zgodności. To ryzyko i koszty. Każdy bajt przechowywanych danych to potencjalne obciążenie. Naruszenie ujawnia wszystko, co przechowujesz. Pozew sądowy może wezwać do sądu wszystko, co przechowujesz. Przechowywanie kosztuje. Przetwarzanie kosztuje. Stare dane spowalniają zapytania i komplikują migracje. Instynkt, by wszystko przechowywać na zawsze, jest zrozumiały i błędny. Zasady retencji powinny być szczegółowe. Nie wszystkie dane są takie same. Rekordy transakcji, wiadomości e-mail klientów, logi serwerów i analizy marketingowe mają różne wymagania i różne profile ryzyka. Zasady powinny definiować okresy retencji dla każdej kategorii, określać sposób usuwania i weryfikować, czy faktycznie następuje. Automatyczne usuwanie jest niezbędne. Ręczne usuwanie nie ma miejsca. Dane, które powinny zostać usunięte lata temu, nadal tam są, czekając, aby spowodować problemy. Retencja to pozbywanie się. Dane spełniły swoje zadanie. Dłuższe ich przechowywanie służy tylko atakującemu.

Rozważania dotyczące retencji

• Wymagania regulacyjne — specyficzne dla branży i jurysdykcji
• Zabezpieczenia prawne — zachowaj dane, gdy istnieje prawdopodobieństwo sporu sądowego
• Potrzeby biznesowe — jak długo dane są faktycznie przydatne
• Ryzyko — naruszenie i ujawnienie
• Koszt — koszty magazynowania i przetwarzania

Retencja to kwestia równowagi. Przechowując za mało, tracisz historię. Przechowując za dużo, narażasz się na ryzyko. Prawidłowa odpowiedź zależy od typu danych.