Η διατήρηση δεδομένων ορίζει το χρονικό διάστημα διατήρησης των δεδομένων πριν από τη διαγραφή τους. Οι κανόνες προέρχονται από πολλές πηγές. Οι κανονισμοί απαιτούν τη διατήρηση των οικονομικών αρχείων για επτά χρόνια. Τα δεδομένα υγειονομικής περίθαλψης έχουν τα δικά τους χρονοδιαγράμματα. Ο ΓΚΠΔ ορίζει ότι τα προσωπικά δεδομένα δεν πρέπει να διατηρούνται περισσότερο από όσο είναι απαραίτητο. Οι νομικές διακρατήσεις απαιτούν τη διατήρηση των δεδομένων κατά τη διάρκεια δικαστικών διαφορών. Οι συμβάσεις με τους προμηθευτές καθορίζουν τις περιόδους διατήρησης. Ο οργανισμός πρέπει να τα συνδυάσει όλα αυτά σε μια συνεκτική πολιτική.

Η διατήρηση δεν αφορά μόνο τη συμμόρφωση. Αφορά τον κίνδυνο και το κόστος. Κάθε byte αποθηκευμένων δεδομένων αποτελεί πιθανή ευθύνη. Μια παραβίαση εκθέτει όλα όσα διατηρείτε. Μια αγωγή μπορεί να εκδώσει κλήτευση για όλα όσα διατηρείτε. Η αποθήκευση κοστίζει χρήματα. Η επεξεργασία κοστίζει χρήματα. Τα παλιά δεδομένα επιβραδύνουν τα ερωτήματα και περιπλέκουν τις μετεγκαταστάσεις. Το ένστικτο να διατηρούνται τα πάντα για πάντα είναι κατανοητό και λάθος. Οι πολιτικές διατήρησης πρέπει να είναι συγκεκριμένες. Δεν είναι όλα τα δεδομένα ίδια. Τα αρχεία συναλλαγών, τα email πελατών, τα αρχεία καταγραφής διακομιστών και τα αναλυτικά στοιχεία μάρκετινγκ έχουν διαφορετικές απαιτήσεις και διαφορετικά προφίλ κινδύνου. Η πολιτική θα πρέπει να ορίζει περιόδους διατήρησης για κάθε κατηγορία, να καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο γίνεται η διαγραφή και να επαληθεύει ότι όντως συμβαίνει. Η αυτόματη διαγραφή είναι απαραίτητη. Η χειροκίνητη διαγραφή δεν συμβαίνει. Δεδομένα που θα έπρεπε να είχαν διαγραφεί πριν από χρόνια εξακολουθούν να υπάρχουν, περιμένοντας να προκαλέσουν προβλήματα. Η διατήρηση αφορά την αποδέσμευση. Τα δεδομένα εξυπηρέτησαν τον σκοπό τους. Η διατήρησή τους για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα δεν εξυπηρετεί κανέναν άλλον παρά τον εισβολέα.

Ζητήματα διατήρησης

• Κανονιστικές απαιτήσεις — ειδικές για τον κλάδο και τη δικαιοδοσία
• Νομικές κρατήσεις — διατήρηση δεδομένων όταν είναι πιθανή η δικαστική διαμάχη
• Επιχειρηματικές ανάγκες — για πόσο καιρό τα δεδομένα είναι πραγματικά χρήσιμα
• Κίνδυνος — παραβίαση και έκθεση σε αποκάλυψη
• Κόστος — έξοδα αποθήκευσης και επεξεργασίας

Η διατήρηση είναι μια ισορροπία. Η διατήρηση λίγων δεδομένων χάνει ιστορικό. Η διατήρηση πολλών δεδομένων ενέχει κίνδυνο. Η σωστή απάντηση αλλάζει ανάλογα με τον τύπο δεδομένων.