La retención de datos define cuánto tiempo se conservan los datos antes de su eliminación. Las normas provienen de diversas fuentes. Las regulaciones exigen que los registros financieros se conserven durante siete años. Los datos sanitarios tienen sus propios plazos. El RGPD establece que los datos personales no deben conservarse más tiempo del necesario. Las órdenes judiciales de retención exigen que los datos se conserven durante un litigio. Los contratos con proveedores especifican los periodos de retención. La organización debe integrar todas estas normativas en una política coherente.

La retención no se trata solo de cumplimiento normativo. Se trata de riesgo y costo. Cada byte de datos almacenados es una responsabilidad potencial. Una brecha de seguridad expone todo lo que se guarda. Una demanda puede exigir el acceso a todo lo que se guarda. El almacenamiento cuesta dinero. El procesamiento cuesta dinero. Los datos antiguos ralentizan las consultas y complican las migraciones. El instinto de conservar todo para siempre es comprensible, pero erróneo. Las políticas de retención deben ser específicas. No todos los datos son iguales. Los registros de transacciones, los correos electrónicos de clientes, los registros del servidor y los análisis de marketing tienen requisitos y perfiles de riesgo diferentes. La política debe definir los períodos de retención para cada categoría, especificar cómo se realiza la eliminación y verificar que realmente se lleve a cabo. La eliminación automatizada es esencial. La eliminación manual no se realiza. Los datos que deberían haberse eliminado hace años siguen ahí, esperando causar problemas. Retener significa dejar ir. Los datos cumplieron su propósito. Conservarlos más tiempo no beneficia a nadie más que al atacante.

Consideraciones sobre la retención de personal

• Requisitos reglamentarios: específicos de la industria y la jurisdicción.
• Retenciones legales: conservar los datos cuando es probable que haya un litigio.
• Necesidades empresariales: cuánto tiempo son realmente útiles los datos.
• Riesgo: exposición a violaciones y descubrimientos
• Coste: gastos de almacenamiento y procesamiento.

La retención de datos es cuestión de equilibrio. Si se conserva muy poca información, se pierde el historial. Si se conserva demasiada, se corre el riesgo de sufrir pérdidas. La respuesta correcta varía según el tipo de datos.