Păstrarea datelor definește durata de timp în care datele sunt păstrate înainte de ștergere. Regulile provin din mai multe surse. Reglementările impun păstrarea înregistrărilor financiare timp de șapte ani. Datele medicale au propriile termene limită. GDPR prevede că datele cu caracter personal nu trebuie păstrate mai mult decât este necesar. Reținerile legale impun ca datele să fie păstrate în timpul litigiilor. Contractele cu furnizorii specifică perioadele de păstrare. Organizația trebuie să reconcilieze toate acestea într-o politică coerentă.

Păstrarea datelor nu înseamnă doar conformitate. Este vorba despre risc și cost. Fiecare octet de date stocate reprezintă o potențială răspundere. O încălcare a securității expune tot ceea ce păstrați. Un proces poate cita în instanță tot ceea ce păstrați. Stocarea costă bani. Procesarea costă bani. Datele vechi încetinesc interogările și complică migrările. Instinctul de a păstra totul pentru totdeauna este de înțeles și greșit. Politicile de păstrare ar trebui să fie specifice. Nu toate datele sunt la fel. Înregistrările tranzacțiilor, e-mailurile clienților, jurnalele serverului și analizele de marketing au fiecare cerințe diferite și profiluri de risc diferite. Politica ar trebui să definească perioadele de păstrare pentru fiecare categorie, să specifice modul în care are loc ștergerea și să verifice dacă aceasta are loc efectiv. Ștergerea automată este esențială. Ștergerea manuală nu se întâmplă. Datele care ar fi trebuit șterse cu ani în urmă sunt încă acolo, așteptând să cauzeze probleme. Păstrarea înseamnă a le elibera. Datele și-au servit scopul. Păstrarea lor mai mult timp nu servește nimănui altcuiva decât atacatorului.

Considerații privind retenția

• Cerințe de reglementare — specifice industriei și jurisdicției
• Rețineri legale — păstrarea datelor atunci când este probabil un litigiu
• Nevoile afacerii — cât timp sunt datele efectiv utile
• Risc — expunere la încălcări și descoperiri
• Cost — cheltuieli de depozitare și procesare

Păstrarea datelor este o chestiune de echilibru. Dacă păstrezi prea puține date, pierzi istoricul. Dacă păstrezi prea multe, îți asumi riscuri. Răspunsul corect se schimbă în funcție de tipul de date.