Die Datenaufbewahrung legt fest, wie lange Daten vor ihrer Löschung aufbewahrt werden. Die Regeln stammen aus verschiedenen Quellen. Finanzunterlagen müssen laut Gesetz sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Für Gesundheitsdaten gelten eigene Aufbewahrungsfristen. Die DSGVO besagt, dass personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden dürfen. Rechtliche Aufbewahrungspflichten erfordern die Sicherung von Daten während eines Rechtsstreits. Verträge mit Anbietern legen Aufbewahrungsfristen fest. Das Unternehmen muss all diese Vorgaben in einer einheitlichen Richtlinie zusammenführen.

Bei der Datenaufbewahrung geht es nicht nur um die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen. Es geht auch um Risiken und Kosten. Jedes Byte gespeicherter Daten birgt ein potenzielles Haftungsrisiko. Ein Datenleck legt alle gespeicherten Daten offen. Im Falle einer Klage können alle gespeicherten Daten beschlagnahmt werden. Speicherung und Verarbeitung kosten Geld. Alte Daten verlangsamen Abfragen und erschweren Migrationen. Der Instinkt, alles für immer aufzubewahren, ist zwar verständlich, aber falsch. Aufbewahrungsrichtlinien sollten präzise sein. Nicht alle Daten sind gleich. Transaktionsdatensätze, Kunden-E-Mails, Serverprotokolle und Marketinganalysen haben jeweils unterschiedliche Anforderungen und Risikoprofile. Die Richtlinie sollte Aufbewahrungsfristen für jede Kategorie festlegen, den Löschvorgang beschreiben und die tatsächliche Durchführung der Löschung überprüfen. Automatisierte Löschung ist unerlässlich. Manuelle Löschungen werden oft nicht durchgeführt. Daten, die bereits vor Jahren hätten gelöscht werden sollen, sind immer noch vorhanden und können Probleme verursachen. Bei der Datenaufbewahrung geht es darum, loszulassen. Die Daten haben ihren Zweck erfüllt. Sie länger aufzubewahren, nützt niemandem außer Angreifern.

Überlegungen zur Beibehaltung

• Regulatorische Anforderungen – branchen- und länderspezifisch
• Rechtliche Aufbewahrung – Datensicherung bei drohendem Rechtsstreit
• Geschäftliche Anforderungen – wie lange die Daten tatsächlich nützlich sind
• Risiko – Offenlegungs- und Entdeckungsrisiko
• Kosten – Lager- und Verarbeitungskosten

Die Aufbewahrungsmethode erfordert ein ausgewogenes Verhältnis. Werden zu wenige Daten gespeichert, gehen historische Daten verloren. Werden zu viele gespeichert, besteht ein Risiko. Die richtige Vorgehensweise hängt vom Datentyp ab.