डेटा प्रतिधारण यह परिभाषित करता है कि डेटा को हटाने से पहले कितने समय तक रखा जाता है। इसके नियम कई स्रोतों से आते हैं। विनियमों के अनुसार वित्तीय रिकॉर्ड सात वर्षों तक रखे जाने चाहिए। स्वास्थ्य सेवा डेटा के लिए अलग समयसीमा निर्धारित है। GDPR कहता है कि व्यक्तिगत डेटा को आवश्यकता से अधिक समय तक नहीं रखा जाना चाहिए। कानूनी रोक के तहत मुकदमेबाजी के दौरान डेटा को संरक्षित रखना आवश्यक है। विक्रेताओं के साथ अनुबंध प्रतिधारण अवधि निर्दिष्ट करते हैं। संगठन को इन सभी को एक सुसंगत नीति में समाहित करना होगा।

डेटा को सुरक्षित रखना केवल अनुपालन से संबंधित नहीं है। यह जोखिम और लागत से भी जुड़ा है। संग्रहित डेटा का हर एक बाइट संभावित जोखिम है। डेटा लीक होने पर आपका सारा डेटा असुरक्षित हो जाता है। मुकदमे के जरिए आपका सारा डेटा तलब किया जा सकता है। भंडारण में पैसा लगता है। प्रोसेसिंग में पैसा लगता है। पुराना डेटा क्वेरी को धीमा कर देता है और माइग्रेशन को जटिल बना देता है। हर चीज को हमेशा के लिए सुरक्षित रखने की प्रवृत्ति स्वाभाविक तो है, लेकिन गलत है। डेटा सुरक्षित रखने की नीतियां विशिष्ट होनी चाहिए। सभी डेटा एक जैसा नहीं होता। लेन-देन रिकॉर्ड, ग्राहक ईमेल, सर्वर लॉग और मार्केटिंग एनालिटिक्स, इन सभी की अलग-अलग आवश्यकताएं और जोखिम प्रोफाइल होते हैं। नीति में प्रत्येक श्रेणी के लिए सुरक्षित रखने की अवधि परिभाषित होनी चाहिए, यह स्पष्ट होना चाहिए कि डेटा कैसे डिलीट किया जाता है और यह सुनिश्चित होना चाहिए कि डिलीट किया गया डेटा वास्तव में डिलीट हो रहा है। स्वचालित डिलीट करना अनिवार्य है। मैन्युअल डिलीट नहीं होता। जो डेटा वर्षों पहले डिलीट हो जाना चाहिए था, वह अभी भी मौजूद है और समस्या पैदा करने के लिए तैयार है। डेटा को सुरक्षित रखने का मतलब है उसे जाने देना। डेटा ने अपना उद्देश्य पूरा कर लिया है। इसे लंबे समय तक रखने से हमलावर के अलावा किसी को फायदा नहीं होता।

प्रतिधारण संबंधी विचार

• नियामक आवश्यकताएँ — उद्योग और क्षेत्राधिकार विशिष्ट
• कानूनी रोक — मुकदमेबाजी की संभावना होने पर डेटा को सुरक्षित रखना
• व्यावसायिक आवश्यकताएँ — डेटा वास्तव में कितने समय तक उपयोगी रहता है
• जोखिम — डेटा लीक और खोज से संबंधित जोखिम
• लागत — भंडारण और प्रसंस्करण व्यय

डेटा को सुरक्षित रखना एक संतुलन है। यदि आप बहुत कम डेटा रखते हैं, तो आप इतिहास खो देते हैं। यदि आप बहुत अधिक डेटा रखते हैं, तो जोखिम बढ़ जाता है। सही उत्तर डेटा के प्रकार के अनुसार बदलता रहता है।