Retensi data menentukan berapa lama data disimpan sebelum dihapus. Aturan-aturan ini berasal dari berbagai sumber. Regulasi mengharuskan catatan keuangan disimpan selama tujuh tahun. Data perawatan kesehatan memiliki jangka waktu tersendiri. GDPR menyatakan bahwa data pribadi tidak boleh disimpan lebih lama dari yang diperlukan. Penangguhan hukum mengharuskan data untuk dilestarikan selama proses litigasi. Kontrak dengan vendor menentukan periode retensi. Organisasi harus menyelaraskan semua ini ke dalam kebijakan yang koheren.

Retensi bukan hanya tentang kepatuhan. Ini tentang risiko dan biaya. Setiap byte data yang disimpan adalah potensi tanggung jawab. Pelanggaran keamanan akan mengungkap semua yang Anda simpan. Gugatan dapat meminta semua yang Anda simpan. Penyimpanan membutuhkan biaya. Pemrosesan membutuhkan biaya. Data lama memperlambat kueri dan mempersulit migrasi. Naluri untuk menyimpan semuanya selamanya dapat dimengerti dan salah. Kebijakan retensi harus spesifik. Tidak semua data sama. Catatan transaksi, email pelanggan, log server, dan analitik pemasaran masing-masing memiliki persyaratan dan profil risiko yang berbeda. Kebijakan tersebut harus mendefinisikan periode retensi untuk setiap kategori, menentukan bagaimana penghapusan terjadi, dan memverifikasi bahwa penghapusan benar-benar terjadi. Penghapusan otomatis sangat penting. Penghapusan manual tidak terjadi. Data yang seharusnya dihapus bertahun-tahun yang lalu masih ada, menunggu untuk menimbulkan masalah. Retensi adalah tentang melepaskan. Data telah memenuhi tujuannya. Menyimpannya lebih lama tidak menguntungkan siapa pun kecuali penyerang.

Pertimbangan retensi

• Persyaratan peraturan — spesifik untuk industri dan yurisdiksi tertentu
• Penangguhan hukum — menjaga data ketika kemungkinan terjadi litigasi.
• Kebutuhan bisnis — berapa lama data tersebut benar-benar bermanfaat
• Risiko — paparan terhadap pelanggaran dan pengungkapan informasi
• Biaya — biaya penyimpanan dan pemrosesan

Retensi adalah sebuah keseimbangan. Jika menyimpan terlalu sedikit, Anda akan kehilangan riwayat. Jika menyimpan terlalu banyak, Anda akan menanggung risiko. Jawaban yang tepat berbeda-beda tergantung jenis data.