Thời gian lưu giữ dữ liệu xác định thời gian dữ liệu được giữ lại trước khi bị xóa. Các quy định này đến từ nhiều nguồn khác nhau. Quy định yêu cầu hồ sơ tài chính phải được lưu giữ trong bảy năm. Dữ liệu y tế có thời hạn riêng. GDPR quy định dữ liệu cá nhân không nên được lưu giữ lâu hơn mức cần thiết. Yêu cầu pháp lý đòi hỏi dữ liệu phải được bảo quản trong quá trình kiện tụng. Hợp đồng với nhà cung cấp quy định thời gian lưu giữ. Tổ chức phải dung hòa tất cả những điều này thành một chính sách nhất quán.

Việc lưu trữ dữ liệu không chỉ đơn thuần là tuân thủ quy định. Nó còn liên quan đến rủi ro và chi phí. Mỗi byte dữ liệu được lưu trữ đều tiềm ẩn nguy cơ bị lộ. Một vụ vi phạm sẽ làm lộ tất cả những gì bạn lưu giữ. Một vụ kiện có thể yêu cầu cung cấp tất cả dữ liệu bạn lưu trữ. Chi phí lưu trữ. Chi phí xử lý. Dữ liệu cũ làm chậm các truy vấn và làm phức tạp quá trình chuyển đổi. Bản năng muốn giữ mọi thứ mãi mãi là điều dễ hiểu nhưng lại sai lầm. Chính sách lưu trữ cần phải cụ thể. Không phải tất cả dữ liệu đều giống nhau. Hồ sơ giao dịch, email khách hàng, nhật ký máy chủ và phân tích tiếp thị đều có các yêu cầu và mức độ rủi ro khác nhau. Chính sách cần xác định thời gian lưu trữ cho từng loại dữ liệu, chỉ rõ cách thức xóa và xác minh rằng việc xóa thực sự diễn ra. Xóa tự động là điều cần thiết. Xóa thủ công là không nên. Dữ liệu lẽ ra đã được xóa từ nhiều năm trước vẫn còn đó, chờ đợi để gây ra vấn đề. Lưu trữ là để buông bỏ. Dữ liệu đã hoàn thành mục đích của nó. Giữ nó lâu hơn chỉ có lợi cho kẻ tấn công.

Các yếu tố cân nhắc về việc giữ chân nhân viên

• Các yêu cầu pháp lý — tùy thuộc vào ngành và khu vực pháp lý cụ thể
• Lưu trữ pháp lý — bảo quản dữ liệu khi có khả năng xảy ra kiện tụng.
• Nhu cầu kinh doanh — thời gian dữ liệu thực sự hữu ích
• Rủi ro — khả năng bị phát hiện và vi phạm bản quyền
• Chi phí — chi phí lưu trữ và xử lý

Lưu trữ dữ liệu là một sự cân bằng. Lưu trữ quá ít sẽ làm mất đi lịch sử dữ liệu. Lưu trữ quá nhiều sẽ tiềm ẩn rủi ro. Câu trả lời đúng sẽ thay đổi tùy thuộc vào loại dữ liệu.