Срок хранения данных определяет, как долго данные хранятся до удаления. Правила формируются на основе множества источников. Нормативные акты требуют хранения финансовых отчетов в течение семи лет. Для медицинских данных существуют свои сроки. GDPR гласит, что персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо. Законодательное ограничение хранения данных требует их сохранения на время судебных разбирательств. В договорах с поставщиками указываются сроки хранения. Организация должна согласовать все эти факторы в единую, согласованную политику.

Хранение данных – это не только вопрос соответствия требованиям. Это вопрос риска и затрат. Каждый байт хранимых данных – потенциальная угроза. Взлом данных раскрывает все, что вы храните. Судебный иск может потребовать предоставления всех ваших данных. Хранение стоит денег. Обработка данных стоит денег. Старые данные замедляют запросы и усложняют миграцию. Инстинктивное желание хранить все данные вечно понятно и ошибочно. Политика хранения должна быть конкретной. Не все данные одинаковы. Записи транзакций, электронные письма клиентов, журналы серверов и маркетинговая аналитика имеют разные требования и разные профили риска. Политика должна определять сроки хранения для каждой категории, указывать, как происходит удаление, и проверять, действительно ли оно происходит. Автоматическое удаление необходимо. Ручное удаление не происходит. Данные, которые следовало удалить много лет назад, все еще находятся там, ожидая, чтобы вызвать проблемы. Хранение – это умение отпустить ситуацию. Данные выполнили свою задачу. Хранение дольше не принесет пользы никому, кроме злоумышленника.

Вопросы удержания клиентов

• Нормативно-правовые требования — специфичные для отрасли и юрисдикции.
• Правовая блокировка — сохранение данных в случаях, когда высока вероятность судебного разбирательства.
• Потребности бизнеса — как долго данные остаются действительно полезными.
• Риск — утечка данных и раскрытие информации.
• Стоимость — расходы на хранение и обработку.

Сохранение данных — это баланс. Если хранить слишком мало, вы потеряете историю. Если хранить слишком много, вы рискуете. Правильный ответ зависит от типа данных.