Gegevensbewaring definieert hoe lang gegevens worden bewaard voordat ze worden verwijderd. De regels hiervoor zijn afkomstig uit diverse bronnen. Wettelijke voorschriften vereisen dat financiële gegevens zeven jaar worden bewaard. Voor gezondheidsgegevens gelden eigen termijnen. De AVG stelt dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk. Juridische bewaarplichten vereisen dat gegevens worden bewaard tijdens een rechtszaak. Contracten met leveranciers specificeren bewaartermijnen. De organisatie moet al deze regels en bepalingen in een samenhangend beleid verwerken.

Het bewaren van gegevens gaat niet alleen over naleving van regelgeving. Het gaat ook over risico en kosten. Elke byte aan opgeslagen data vormt een potentiële aansprakelijkheid. Een datalek legt alles bloot wat u bewaart. Een rechtszaak kan leiden tot een dagvaarding voor alles wat u bewaart. Opslag kost geld. Verwerking kost geld. Oude data vertraagt ​​zoekopdrachten en bemoeilijkt migraties. De neiging om alles voor altijd te bewaren is begrijpelijk, maar onjuist. Bewaarbeleid moet specifiek zijn. Niet alle data is hetzelfde. Transactiegegevens, klant-e-mails, serverlogs en marketinganalyses hebben elk verschillende vereisten en risicoprofielen. Het beleid moet bewaartermijnen voor elke categorie definiëren, specificeren hoe verwijdering plaatsvindt en controleren of dit daadwerkelijk gebeurt. Geautomatiseerde verwijdering is essentieel. Handmatige verwijdering vindt niet plaats. Data die jaren geleden verwijderd had moeten worden, is er nog steeds en kan problemen veroorzaken. Bewaren gaat over loslaten. De data heeft zijn doel gediend. Het langer bewaren ervan dient niemand, behalve de aanvaller.

Overwegingen met betrekking tot retentie

• Wettelijke vereisten — branche- en rechtsgebiedspecifiek
• Juridische bewaarplicht — bewaar gegevens wanneer een rechtszaak waarschijnlijk is.
• Bedrijfsbehoeften — hoe lang de gegevens daadwerkelijk nuttig zijn
• Risico — inbreuk en ontdekking daarvan
• Kosten — opslag- en verwerkingskosten

Het bewaren van gegevens is een kwestie van balans. Bewaar je te weinig, dan verlies je historische gegevens. Bewaar je te veel, dan loop je risico. Het juiste antwoord verschilt per gegevenstype.