Sprzedawca detaliczny porównuje zapasy, które powinny znajdować się w magazynie zgodnie z księgami, z rzeczywistym stanem magazynowym i stwierdza niedobór. Ten niedobór to ubytek. Reprezentuje on utratę produktu i zysku.

Przyczyny obejmują kradzieże dokonywane przez klientów lub pracowników, błędy administracyjne, oszustwa dostawców oraz psucie się towaru. Ubytek jest zazwyczaj wyrażany jako procent sprzedaży. Średnie branżowe różnią się w zależności od kategorii; towary o wysokiej wartości, łatwe do ukrycia, wykazują wyższe wskaźniki.

Programy zapobiegania stratom mają na celu ograniczenie strat poprzez technologię, procesy i kulturę. Dokładny pomiar to pierwszy krok; wielu sprzedawców detalicznych wciąż odkrywa prawdziwą wartość dopiero podczas rocznego bilansu zapasów. Kontrola strat ma bezpośredni wpływ na wynik finansowy.

Każdy punkt procentowy spadku to marża, która nigdy nie dotrze do banku.