Nhập liệu là quá trình đưa thông tin vào hệ thống. Ai đó sẽ gõ, quét hoặc nhập dữ liệu từ nguồn khác. Công việc này lặp đi lặp lại và dễ xảy ra lỗi. Một chữ số bị đảo vị trí trong số hóa đơn. Một tên bị viết sai chính tả. Ngày tháng được nhập sai định dạng. Những lỗi nhỏ tích lũy dần. Một báo cáo được xây dựng dựa trên những dữ liệu nhập sai sẽ dẫn đến những kết luận sai lệch.

Tự động hóa đã giảm bớt nhu cầu nhập liệu thủ công. OCR trích xuất văn bản từ các tài liệu được quét. API di chuyển dữ liệu giữa các hệ thống mà không cần sự can thiệp của con người. Biểu mẫu xác thực dữ liệu đầu vào trước khi gửi. Nhưng tự động hóa không hoàn hảo. OCR đọc sai chữ viết tay. API bị lỗi khi lược đồ thay đổi. Biểu mẫu không thể phát hiện mọi lỗi. Việc nhập liệu thủ công vẫn xảy ra, đặc biệt đối với các nguồn dữ liệu không có cấu trúc và các hệ thống cũ. Thực hành tốt nhất là giảm thiểu nó. Mỗi bước thủ công đều là một cơ hội gây ra lỗi. Khi việc nhập liệu thủ công là không thể tránh khỏi, hãy sử dụng các quy tắc xác thực, nhập liệu kép cho các trường quan trọng và kiểm tra thường xuyên. Chi phí của dữ liệu sai cao hơn chi phí nhập liệu chính xác ngay từ đầu. Nhập liệu không phải là công việc đòi hỏi kỹ năng cao, nhưng đó là công việc đòi hỏi độ chính xác cao. Độ chính xác đòi hỏi sự chú ý và các công cụ tốt.

Giảm thiểu lỗi nhập liệu

• Quy tắc xác thực — kiểm tra định dạng và phạm vi khi nhập liệu
• Menu thả xuống và tìm kiếm — giới hạn các lựa chọn chỉ trong các giá trị hợp lệ
• Nhập dữ liệu hai lần — nhập dữ liệu quan trọng hai lần và so sánh.
• Nhận dạng ký tự quang học (OCR) và tự động hóa — giảm thiểu thao tác nhập liệu thủ công.
• Kiểm toán — lấy mẫu và xác minh dữ liệu đã nhập

Nhập liệu là cánh cửa đầu tiên của quy trình xử lý dữ liệu. Lỗi ở đây sẽ lan truyền xuống các khâu tiếp theo và càng khó khắc phục hơn.