Az adatbevitel információkat visz be a rendszerbe. Valaki begépeli, beolvassa, vagy egy másik forrásból importálja. A munka ismétlődő és hibákra hajlamos. Egy felcserélt számjegy a számlaszámban. Egy elgépelt név. Egy rossz formátumban beírt dátum. Apró hibák, amelyek összeadódnak. Egy rossz bejegyzésekre épülő jelentés helytelen következtetésekhez vezet.

Az automatizálás csökkentette a manuális adatbevitel szükségességét. Az OCR képes szöveget kiolvasni a szkennelt dokumentumokból. Az API-k emberi beavatkozás nélkül mozgatják az adatokat a rendszerek között. Az űrlapok a beküldés előtt ellenőrzik a bevitelt. De az automatizálás nem tökéletes. Az OCR rosszul olvassa a kézírást. Az API-k megszakadnak, amikor a sémák megváltoznak. Az űrlapok nem tudnak minden hibát észrevenni. A manuális bevitel továbbra is előfordul, különösen strukturálatlan források és régi rendszerek esetében. A legjobb gyakorlat az, ha minimalizáljuk ezt. Minden manuális lépés egy lehetőség a hibára. Ahol a manuális bevitel elkerülhetetlen, alkalmazzunk érvényesítési szabályokat, dupla bevitelt a kritikus mezőkhöz és rendszeres auditokat. A rossz adatok költsége magasabb, mint az elsőre helyes bevitel költsége. Az adatbevitel nem igényel nagy szakértelmet, de nagy pontosságú feladat. A pontosság figyelmet és jó eszközöket igényel.

Adatbeviteli hibák csökkentése

• Érvényesítési szabályok – formátum és tartomány ellenőrzése a beíráskor
• Legördülő menük és keresések – érvényes értékekre korlátozza a választási lehetőségeket
• Dupla bevitel – a fontos adatok kétszeri bevitele és összehasonlítása
• OCR és automatizálás – csökkentse a manuális billentyűleütéseket
• Auditok – mintavételezés és a bevitt adatok ellenőrzése

Az adatbevitel az adatfolyamat első ajtaja. Az itt előforduló hibák továbbfolynak, és egyre nehezebben javíthatók.