إدخال البيانات هو عملية إدخال المعلومات إلى النظام. يقوم شخص ما بكتابتها أو مسحها ضوئيًا أو استيرادها من مصدر آخر. هذا العمل متكرر وعرضة للأخطاء. على سبيل المثال، قد يحدث تبديل رقم في فاتورة، أو خطأ إملائي في اسم، أو إدخال تاريخ بتنسيق خاطئ. تتراكم الأخطاء الصغيرة، وينتج عن تقرير مبني على بيانات خاطئة استنتاجات خاطئة.

قللت الأتمتة من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا. تستخرج تقنية التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) النصوص من المستندات الممسوحة ضوئيًا. تنقل واجهات برمجة التطبيقات (APIs) البيانات بين الأنظمة دون تدخل بشري. تتحقق النماذج من صحة المدخلات قبل إرسالها. لكن الأتمتة ليست مثالية. قد تخطئ تقنية التعرف الضوئي على الأحرف في قراءة الكتابة اليدوية. تتعطل واجهات برمجة التطبيقات عند تغيير المخططات. لا تستطيع النماذج اكتشاف جميع الأخطاء. لا يزال الإدخال اليدوي يحدث، خاصةً مع المصادر غير المهيكلة والأنظمة القديمة. أفضل الممارسات هي تقليله إلى أدنى حد. كل خطوة يدوية هي فرصة للخطأ. عندما يكون الإدخال اليدوي لا مفر منه، استخدم قواعد التحقق، وأعد إدخال البيانات للحقول المهمة، وقم بعمليات تدقيق منتظمة. تكلفة البيانات الخاطئة أعلى من تكلفة إدخالها بشكل صحيح من المرة الأولى. إدخال البيانات ليس وظيفة تتطلب مهارات عالية، ولكنه يتطلب دقة عالية. الدقة تتطلب انتباهًا وأدوات جيدة.

تقليل أخطاء إدخال البيانات

• قواعد التحقق من الصحة - تحقق من التنسيق والنطاق عند الإدخال
• القوائم المنسدلة وقوائم البحث — حصر الخيارات بالقيم الصالحة
• إدخال البيانات مرتين - أدخل البيانات المهمة مرتين وقارنها
• التعرف الضوئي على الأحرف والأتمتة - تقليل ضغطات المفاتيح اليدوية
• عمليات التدقيق - أخذ عينات من البيانات المدخلة والتحقق منها

إدخال البيانات هو المدخل الرئيسي لخط أنابيب البيانات. الأخطاء هنا تنتقل إلى المراحل اللاحقة ويصبح إصلاحها أكثر صعوبة.