Zadávání dat vkládá informace do systému. Někdo je zadá, naskenuje nebo importuje z jiného zdroje. Práce je repetitivní a náchylná k chybám. Přehozená číslice v čísle faktury. Chybně napsané jméno. Datum zadané ve špatném formátu. Malé chyby se sčítají. Zpráva založená na chybných záznamech vede k nesprávným závěrům.

Automatizace snížila potřebu ručního zadávání dat. OCR extrahuje text ze skenovaných dokumentů. API přesouvají data mezi systémy bez lidského zásahu. Formuláře ověřují vstup před odesláním. Automatizace však není dokonalá. OCR chybně čte rukopis. API selhávají, když se schémata změní. Formuláře nedokážou zachytit každou chybu. K ručnímu zadávání stále dochází, zejména u nestrukturovaných zdrojů a starších systémů. Nejlepší praxí je minimalizovat ho. Každý ruční krok je příležitostí k chybě. Tam, kde je ruční zadávání nevyhnutelné, používejte ověřovací pravidla, dvojité zadávání pro kritická pole a pravidelné audity. Náklady na špatná data jsou vyšší než náklady na jejich správné zadání napoprvé. Zadávání dat není vysoce kvalifikovaná práce, ale je to práce s vysokou přesností. Přesnost vyžaduje pozornost a dobré nástroje.

Snížení chyb při zadávání dat

• Ověřovací pravidla – kontrola formátu a rozsahu při zadávání
• Rozbalovací nabídky a vyhledávání – omezení možností na platné hodnoty
• Dvojité zadání – zadejte důležitá data dvakrát a porovnejte je
• OCR a automatizace – snižte počet ručních stisků kláves
• Audity – vzorkování a ověřování zadaných dat

Zadávání dat je vstupní branou do datového kanálu. Chyby zde plynou dále a je obtížnější je opravit.