Wprowadzanie danych polega na wprowadzaniu informacji do systemu. Ktoś je wpisuje, skanuje lub importuje z innego źródła. Praca jest powtarzalna i podatna na błędy. Przestawiona cyfra w numerze faktury. Błędnie napisane nazwisko. Data wpisana w niewłaściwym formacie. Drobne błędy się kumulują. Raport oparty na błędnych wpisach prowadzi do błędnych wniosków.

Automatyzacja zmniejszyła potrzebę ręcznego wprowadzania danych. OCR wyodrębnia tekst z zeskanowanych dokumentów. Interfejsy API przesyłają dane między systemami bez ingerencji człowieka. Formularze weryfikują dane przed ich wysłaniem. Jednak automatyzacja nie jest doskonała. OCR błędnie odczytuje pismo odręczne. Interfejsy API przestają działać, gdy schematy ulegają zmianie. Formularze nie są w stanie wychwycić wszystkich błędów. Ręczne wprowadzanie danych nadal się zdarza, zwłaszcza w przypadku nieustrukturyzowanych źródeł i starszych systemów. Najlepszą praktyką jest minimalizowanie tego zjawiska. Każdy ręczny krok to szansa na błąd. Tam, gdzie ręczne wprowadzanie danych jest nieuniknione, należy stosować reguły walidacji, podwójne wprowadzanie danych w kluczowych polach i regularne audyty. Koszt błędnych danych jest wyższy niż koszt ich poprawnego wprowadzenia za pierwszym razem. Wprowadzanie danych nie wymaga wysokich kwalifikacji, ale jest pracą o wysokiej dokładności. Dokładność wymaga uwagi i dobrych narzędzi.

Zmniejszanie błędów wprowadzania danych

• Zasady walidacji — sprawdź format i zakres przy wejściu
• Listy rozwijane i wyszukiwania — ogranicz wybór do prawidłowych wartości
• Podwójne wprowadzanie — wprowadź dane krytyczne dwa razy i porównaj
• OCR i automatyzacja — zmniejsz liczbę ręcznych naciśnięć klawiszy
• Audyty — próbkowanie i weryfikacja wprowadzonych danych

Wprowadzanie danych to wejście do kanału danych. Błędy w tym procesie spływają dalej i są trudniejsze do naprawienia.