La introducción de datos consiste en ingresar información en un sistema. Alguien la teclea, la escanea o la importa de otra fuente. El trabajo es repetitivo y propenso a errores. Un dígito intercambiado en un número de factura. Un nombre mal escrito. Una fecha ingresada con un formato incorrecto. Los pequeños errores se acumulan. Un informe basado en datos erróneos produce conclusiones equivocadas.

La automatización ha reducido la necesidad de introducir datos manualmente. El OCR extrae texto de documentos escaneados. Las API transfieren datos entre sistemas sin intervención humana. Los formularios validan la información antes de enviarla. Pero la automatización no es perfecta. El OCR puede interpretar erróneamente la escritura a mano. Las API fallan cuando cambian los esquemas. Los formularios no pueden detectar todos los errores. La introducción manual de datos sigue ocurriendo, especialmente con fuentes no estructuradas y sistemas heredados. La mejor práctica es minimizarla. Cada paso manual supone una oportunidad para cometer errores. Cuando la introducción manual sea inevitable, utilice reglas de validación, realice doble entrada para los campos críticos y lleve a cabo auditorías periódicas. El coste de los datos erróneos es mayor que el de introducirlos correctamente a la primera. La introducción de datos no es un trabajo de alta cualificación, pero sí de alta precisión. La precisión exige atención y buenas herramientas.

Reducción de errores de entrada de datos

• Reglas de validación: compruebe el formato y el rango en la entrada.
• Menús desplegables y búsquedas: limitan las opciones a valores válidos.
• Entrada doble: introduzca los datos críticos dos veces y compárelos.
• OCR y automatización: reduce la pulsación manual de teclas.
• Auditorías: muestreo y verificación de los datos introducidos.

La entrada de datos es la puerta de entrada al flujo de datos. Los errores en esta etapa se propagan hacia el final del proceso y son cada vez más difíciles de corregir.