Entri data memasukkan informasi ke dalam sistem. Seseorang mengetiknya, memindainya, atau mengimpornya dari sumber lain. Pekerjaan ini berulang dan rentan terhadap kesalahan. Angka yang tertukar dalam nomor faktur. Nama yang salah eja. Tanggal yang dimasukkan dalam format yang salah. Kesalahan kecil dapat menumpuk. Laporan yang dibuat berdasarkan entri yang salah menghasilkan kesimpulan yang salah.

Otomatisasi telah mengurangi kebutuhan entri data manual. OCR mengekstrak teks dari dokumen yang dipindai. API memindahkan data antar sistem tanpa campur tangan manusia. Formulir memvalidasi input sebelum pengiriman. Namun, otomatisasi tidak sempurna. OCR salah membaca tulisan tangan. API rusak ketika skema berubah. Formulir tidak dapat menangkap setiap kesalahan. Entri manual masih terjadi, terutama untuk sumber yang tidak terstruktur dan sistem lama. Praktik terbaik adalah meminimalkannya. Setiap langkah manual merupakan peluang terjadinya kesalahan. Jika entri manual tidak dapat dihindari, gunakan aturan validasi, entri ganda untuk bidang-bidang penting, dan audit rutin. Biaya data yang salah lebih tinggi daripada biaya memasukkan data dengan benar sejak awal. Entri data bukanlah pekerjaan dengan keterampilan tinggi, tetapi merupakan pekerjaan dengan akurasi tinggi. Akurasi membutuhkan perhatian dan alat yang baik.

Mengurangi kesalahan entri data

• Aturan validasi — periksa format dan rentang pada entri.
• Dropdown dan pencarian — batasi pilihan pada nilai yang valid.
• Entri ganda — masukkan data penting dua kali dan bandingkan.
• OCR dan otomatisasi — mengurangi penekanan tombol manual
• Audit — mengambil sampel dan memverifikasi data yang dimasukkan

Entri data adalah pintu masuk utama dari alur data. Kesalahan di sini akan mengalir ke hilir dan semakin sulit untuk diperbaiki.