Η εισαγωγή δεδομένων τοποθετεί πληροφορίες σε ένα σύστημα. Κάποιος τις πληκτρολογεί, τις σαρώνει ή τις εισάγει από άλλη πηγή. Η εργασία είναι επαναλαμβανόμενη και επιρρεπής σε σφάλματα. Ένα μετατεθειμένο ψηφίο σε έναν αριθμό τιμολογίου. Ένα όνομα με ορθογραφικά λάθη. Μια ημερομηνία που έχει εισαχθεί σε λάθος μορφή. Μικρά λάθη συνδυάζονται. Μια αναφορά που βασίζεται σε εσφαλμένες καταχωρίσεις παράγει λανθασμένα συμπεράσματα.

Ο αυτοματισμός έχει μειώσει την ανάγκη για χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων. Το OCR εξάγει κείμενο από σαρωμένα έγγραφα. Τα API μετακινούν δεδομένα μεταξύ συστημάτων χωρίς ανθρώπινη επαφή. Οι φόρμες επικυρώνουν την εισαγωγή πριν από την υποβολή. Αλλά ο αυτοματισμός δεν είναι τέλειος. Το OCR διαβάζει εσφαλμένα το χειρόγραφο. Τα API χαλάνε όταν αλλάζουν τα σχήματα. Οι φόρμες δεν μπορούν να εντοπίσουν κάθε σφάλμα. Η χειροκίνητη εισαγωγή εξακολουθεί να συμβαίνει, ειδικά για μη δομημένες πηγές και παλαιότερα συστήματα. Η καλύτερη πρακτική είναι να την ελαχιστοποιήσετε. Κάθε χειροκίνητο βήμα αποτελεί ευκαιρία για σφάλμα. Όπου η χειροκίνητη εισαγωγή είναι αναπόφευκτη, χρησιμοποιήστε κανόνες επικύρωσης, διπλή εισαγωγή για κρίσιμα πεδία και τακτικούς ελέγχους. Το κόστος των κακών δεδομένων είναι υψηλότερο από το κόστος της σωστής εισαγωγής τους την πρώτη φορά. Η εισαγωγή δεδομένων δεν είναι μια εργασία υψηλής δεξιότητας, αλλά είναι μια εργασία υψηλής ακρίβειας. Η ακρίβεια απαιτεί προσοχή και καλά εργαλεία.

Μείωση σφαλμάτων εισαγωγής δεδομένων

• Κανόνες επικύρωσης — έλεγχος μορφής και εύρους κατά την εισαγωγή
• Αναπτυσσόμενα μενού και αναζητήσεις — περιορίστε τις επιλογές σε έγκυρες τιμές
• Διπλή καταχώρηση — εισάγετε κρίσιμα δεδομένα δύο φορές και συγκρίνετε
• OCR και αυτοματοποίηση — μείωση των χειροκίνητων πληκτρολογήσεων
• Έλεγχοι — δειγματοληψία και επαλήθευση των εισαγόμενων δεδομένων

Η εισαγωγή δεδομένων είναι η μπροστινή πόρτα του αγωγού δεδομένων. Τα σφάλματα εδώ ρέουν προς τα κάτω και είναι πιο δύσκολο να διορθωθούν.