Introducerea datelor introduce informații într-un sistem. Cineva le tastează, le scanează sau le importă dintr-o altă sursă. Munca este repetitivă și predispusă la erori. O cifră transpusă într-un număr de factură. Un nume scris greșit. O dată introdusă în format greșit. Greșelile mici se compun. Un raport construit pe intrări greșite produce concluzii greșite.

Automatizarea a redus nevoia de introducere manuală a datelor. OCR extrage text din documentele scanate. API-urile mută datele între sisteme fără intervenție umană. Formularele validează datele introduse înainte de trimitere. Dar automatizarea nu este perfectă. OCR citește greșit scrisul de mână. API-urile se defectează atunci când schemele se modifică. Formularele nu pot detecta fiecare eroare. Introducerea manuală încă se întâmplă, în special pentru sursele nestructurate și sistemele vechi. Cea mai bună practică este minimizarea acesteia. Fiecare pas manual este o oportunitate de eroare. În cazul în care introducerea manuală este inevitabilă, utilizați reguli de validare, introducere dublă pentru câmpurile critice și audituri regulate. Costul datelor greșite este mai mare decât costul introducerii corecte a acestora prima dată. Introducerea datelor nu este o sarcină care necesită calificare ridicată, dar este o sarcină de înaltă precizie. Acuratețea necesită atenție și instrumente bune.

Reducerea erorilor de introducere a datelor

• Reguli de validare — verificați formatul și intervalul la introducere
• Meniuri derulante și căutări — limitează opțiunile la valori valide
• Dublă intrare — introduceți datele critice de două ori și comparați-le
• OCR și automatizare — reduceți apăsările manuale de taste
• Audituri — eșantionarea și verificarea datelor introduse

Introducerea datelor este ușa de la intrarea în canalul de date. Erorile de aici se produc în aval și devin mai greu de remediat.