A introdução de dados consiste em introduzir informação num sistema. Alguém digita, digitaliza ou importa os dados de outra fonte. O trabalho é repetitivo e propenso a erros. Um dígito trocado num número de fatura. Um nome mal escrito. Uma data introduzida no formato errado. Pequenos erros acumulam-se. Um relatório baseado em entradas incorretas produz conclusões erradas.

A automatização reduziu a necessidade de introdução manual de dados. O OCR extrai texto de documentos digitalizados. As APIs transferem dados entre sistemas sem intervenção humana. Os formulários validam as entradas antes do envio. Mas a automatização não é perfeita. O OCR interpreta erradamente a caligrafia. As APIs podem apresentar falhas quando os esquemas são alterados. Os formulários não conseguem detetar todos os erros. A introdução manual ainda ocorre, especialmente em fontes não estruturadas e sistemas legados. A melhor prática é minimizá-la. Cada etapa manual representa uma oportunidade para erros. Quando a introdução manual for inevitável, utilize regras de validação, dupla introdução para campos críticos e auditorias regulares. O custo de dados incorretos é superior ao custo de os introduzir corretamente à primeira. A introdução de dados não é uma tarefa que exija elevada habilidade, mas sim elevada precisão. A precisão requer atenção e boas ferramentas.

Reduzindo os erros de entrada de dados

• Regras de validação — verificar formato e intervalo na entrada
• Listas suspensas e pesquisas — limite as opções a valores válidos.
• Entrada dupla — introduza os dados críticos duas vezes e compare.
• OCR e automação — reduzem a digitação manual
• Auditorias — amostragem e verificação dos dados introduzidos

A entrada de dados é a porta de entrada do fluxo de dados. Os erros nesta etapa propagam-se para as etapas seguintes e tornam-se mais difíceis de corrigir.