Voor elke zending is een transportdocument nodig. Een vrachtbrief is een vervoersdocument dat de vervoerde goederen, de betrokken partijen en de route of dienst beschrijft. Het dient als vervoersovereenkomst en ontvangstbewijs, zonder noodzakelijkerwijs een eigendomsbewijs te zijn.

Luchtvrachtbrieven en binnenlandse vrachtbrieven zijn veelvoorkomende voorbeelden. In tegenstelling tot een verhandelbare cognossement, is bij een vrachtbrief meestal geen overhandiging van een origineel document vereist om de goederen in ontvangst te nemen. De vrachtbrief dient echter wel als bewijs van het contract en van de staat en hoeveelheid van de door de vervoerder geaccepteerde goederen.

Elektronische vrachtbrieven verminderen de papierwinkel en versnellen de informatiestroom. De nauwkeurigheid van de omschrijving en de gegevens van de ontvanger blijven essentieel voor de douane en de levering. De vrachtbrief reist met of vóór de goederen mee en dient als operationeel en juridisch referentiepunt voor de vervoerder met betrekking tot die zending.

• Vervoersdocument met beschrijving van de goederen en de vervoersvoorwaarden.
• Dient als ontvangstbewijs en contractbewijs.
• Doorgaans niet-onderhandelbaar, in tegenstelling tot sommige vrachtbrieven.
• Gebruikt in de lucht, op de weg en in andere transportmiddelen.