Wanneer je je kaartgegevens op een website invoert en op 'kopen' klikt, regelt een betaalprovider de rest. Deze versleutelt de kaartgegevens, stuurt ze naar de betalingsverwerker en stuurt het antwoord terug naar de verkoper. Als de kaart wordt goedgekeurd, wordt de transactie voltooid. Zo niet, dan krijgt de klant een foutmelding. De betaalprovider is het digitale equivalent van een betaalterminal in een winkel.

De betaalgateway doet verschillende dingen. Hij versleutelt gevoelige gegevens om ze tijdens de overdracht te beschermen. Hij communiceert met de acquirerende bank, de uitgevende bank en het kaartnetwerk. Hij controleert op fraude met behulp van regels en machine learning. Hij geeft een autorisatiecode of een afwijzingsreden terug. Hij verwerkt ook terugbetalingen, annuleringen en chargebacks. Sommige gateways zijn op zichzelf staand. Andere zijn gebundeld met betaalverwerkers zoals Stripe, Square of PayPal.

De transactiekosten variëren. Sommige rekenen een maandelijks bedrag plus een bedrag per transactie. Andere rekenen slechts een percentage van elke verkoop. Stripe rekent 2,9 procent plus 30 cent voor online kaartbetalingen. Square rekent 2,6 procent plus 10 cent voor betalingen in een fysieke winkel. Deze kosten kunnen flink oplopen voor bedrijven met een hoog transactievolume, vandaar dat sommige bedrijven onderhandelen over tarieven op maat.

Beveiligingsnormen zijn belangrijk. De Payment Card Industry Data Security Standard, ofwel PCI DSS, stelt eisen aan de verwerking van kaartgegevens. Winkeliers die een conforme betaalgateway gebruiken, verkleinen hun aansprakelijkheid. Winkeliers die zelf kaartgegevens opslaan, lopen hogere kosten en een groter risico. De betaalgateway is niet alleen handig, maar ook een instrument om aan de regelgeving te voldoen.