Tại quầy thanh toán, một thiết bị sẽ đọc mã vạch trên từng mặt hàng và lập tức ghi nhận giá tiền. Thiết bị đó là máy quét. Nó đã thay thế hầu hết việc nhập liệu thủ công và giúp cho ngành bán lẻ quy mô lớn hiện đại trở nên khả thi.

Máy quét có thể được gắn cố định tại quầy thu ngân hoặc cầm tay cho các mặt hàng lớn và công việc kiểm kê. Chúng liên kết sản phẩm vật lý với cơ sở dữ liệu giá cả và mức tồn kho của nhà bán lẻ. Việc quét chính xác phụ thuộc vào mã vạch rõ nét và sự căn chỉnh đúng cách. Máy tự thanh toán thậm chí còn phụ thuộc nhiều hơn vào độ tin cậy của máy quét.

Ngoài chức năng bán hàng, máy quét còn hỗ trợ việc nhận hàng, kiểm kê định kỳ và kiểm tra giá cả. Công nghệ này đã hoàn thiện nhưng vẫn vô cùng cần thiết; khi máy quét gặp sự cố, các hàng đợi sẽ chậm lại và sự bực bội gia tăng. Hành động quét đơn giản chính là nhịp đập của quá trình xử lý giao dịch.

Mỗi tiếng bíp ở máy tính tiền là tín hiệu từ máy quét, chuyển đổi sản phẩm thành đơn vị đã bán.