Nhà cung cấp gửi một thùng hàng đến cửa hàng và sau đó gửi một tài liệu liệt kê các mặt hàng, số lượng, giá cả và điều khoản thanh toán. Tài liệu đó là hóa đơn. Đó là yêu cầu thanh toán chính thức.

Hóa đơn hỗ trợ công tác kế toán, tuân thủ thuế và giải quyết tranh chấp. Các nhà bán lẻ đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng và biên nhận hàng hóa trước khi phê duyệt thanh toán. Hóa đơn điện tử đã thay thế phần lớn hóa đơn giấy trong các hoạt động kinh doanh lớn, giúp tăng tốc quy trình và giảm thiểu sai sót. Các điều khoản thanh toán như net-30 xác định thời điểm thanh toán đến hạn.

Hóa đơn chính xác và kịp thời giúp duy trì mối quan hệ cung ứng lành mạnh. Hóa đơn chậm trễ hoặc không chính xác tạo ra mâu thuẫn và có thể làm gián đoạn dòng chảy hàng hóa. Đối với nhà bán lẻ, hóa đơn vừa là khoản nợ cần được quản lý, vừa là bằng chứng về chi phí hàng hóa.

• Văn bản yêu cầu thanh toán cho hàng hóa đã cung cấp
• Chi tiết sản phẩm, giá cả và điều khoản thanh toán
• Đối chiếu với đơn đặt hàng và biên lai
• Cần thiết cho công tác kế toán và quan hệ với nhà cung cấp.