एक आपूर्तिकर्ता किसी दुकान को माल का एक कार्टन भेजता है और बाद में एक दस्तावेज़ भेजता है जिसमें वस्तुओं, मात्रा, कीमतों और भुगतान की शर्तों का विवरण होता है। वह दस्तावेज़ चालान कहलाता है। यह भुगतान के लिए औपचारिक अनुरोध होता है।

इनवॉइस लेखांकन, कर अनुपालन और विवाद समाधान में सहायक होते हैं। खुदरा विक्रेता भुगतान को अधिकृत करने से पहले खरीद आदेशों और प्राप्ति अभिलेखों से इनका मिलान करते हैं। बड़े व्यवसायों में डिजिटल इनवॉइसिंग ने कागजी इनवॉइसिंग की जगह ले ली है, जिससे प्रक्रिया तेज हो गई है और त्रुटियां कम हो गई हैं। नेट-30 जैसी भुगतान शर्तें यह निर्धारित करती हैं कि भुगतान कब देय है।

सटीक और समय पर जारी किए गए बिल आपूर्तिकर्ता संबंध को सुचारू बनाए रखते हैं। बिल में देरी या गलत बिल से समस्याएँ उत्पन्न होती हैं और माल की आपूर्ति बाधित हो सकती है। खुदरा विक्रेता के लिए, बिल एक दायित्व होने के साथ-साथ माल की लागत का रिकॉर्ड भी होता है।

• आपूर्ति किए गए सामान के लिए भुगतान का अनुरोध करने वाला दस्तावेज़
• वस्तुओं, कीमतों और भुगतान की शर्तों का विवरण
• ऑर्डर और रसीदों से मिलान किया गया
• लेखांकन और आपूर्तिकर्ता संबंधों के लिए आवश्यक