En leverandør sender en karton med varer til en butik og sender senere et dokument med en liste over varer, mængder, priser og betalingsbetingelser. Dette dokument er en faktura. Det er den formelle betalingsanmodning.

Fakturaer understøtter regnskab, skatteoverholdelse og tvistbilæggelse. Detailhandlere sammenligner dem med indkøbsordrer og modtagelsesregistreringer, før de godkender betaling. Digital fakturering har i vid udstrækning erstattet papir i større virksomheder, hvilket fremskynder processen og reducerer fejl. Betalingsbetingelser som net-30 definerer, hvornår pengene forfalder.

Præcise og rettidige fakturaer holder leveringsforholdet sundt. Forsinkede eller forkerte fakturaer skaber gnidninger og kan afbryde varestrømmen. For detailhandleren er fakturaen både en forpligtelse, der skal styres, og en registrering af varens omkostninger.

• Dokument med anmodning om betaling for leverede varer
• Detaljer om varer, priser og betalingsbetingelser
• Matchet med ordrer og kvitteringer
• Vigtig for regnskab og leverandørrelationer