Bản ghi là một mục nhập duy nhất trong bảng cơ sở dữ liệu. Nó chứa tất cả các trường cho một thực thể. Bản ghi khách hàng có tên, địa chỉ, số điện thoại và ngày đăng ký. Bản ghi đơn hàng có ID khách hàng, sản phẩm, số lượng và giá cả. Bản ghi là đơn vị lưu trữ. Khi bạn chèn một hàng, bạn tạo một bản ghi. Khi bạn truy vấn một bảng, bạn truy xuất các bản ghi. Khi bạn cập nhật một trường, bạn thay đổi một bản ghi. Bản ghi là nguyên tử của dữ liệu quan hệ.

Các bản ghi liên quan đến nhau thông qua các khóa. Bản ghi khách hàng có khóa chính. Bản ghi đơn hàng có khóa ngoại trỏ đến khách hàng đó. Mối quan hệ này liên kết hai bản ghi mà không làm trùng lặp dữ liệu. Một khách hàng có thể có nhiều đơn hàng. Mỗi bản ghi đơn hàng tham chiếu đến khách hàng. Bản ghi khách hàng chỉ lưu trữ thông tin chi tiết của khách hàng một lần. Cấu trúc này tránh được sự dư thừa và giữ cho dữ liệu nhất quán. Các bản ghi cũng có thể được lồng nhau trong một số cơ sở dữ liệu. Một kho lưu trữ tài liệu có thể có một bản ghi khách hàng với một mảng các bản ghi đơn hàng bên trong nó. Điều đó nhúng dữ liệu liên quan vào một tài liệu duy nhất. Các bản ghi được nhúng đọc nhanh hơn vì chúng tránh được các phép nối. Chúng khó cập nhật hơn vì cùng một dữ liệu có thể xuất hiện trong nhiều tài liệu. Việc lựa chọn giữa tham chiếu và nhúng phụ thuộc vào cách dữ liệu được sử dụng. Cơ sở dữ liệu quan hệ sử dụng tham chiếu. Cơ sở dữ liệu tài liệu thường sử dụng nhúng. Cả hai phương pháp đều có những ưu và nhược điểm riêng.

Đặc điểm hồ sơ

• Chứa các trường — mỗi trường một giá trị.
• Được xác định bằng một khóa — khóa chính hoặc mã định danh duy nhất.
• Liên quan đến các bản ghi khác — thông qua khóa ngoại
• Được lưu trữ dưới dạng một hàng — trong một bảng quan hệ.
• Cập nhật đồng bộ — các thay đổi được cam kết hoặc hoàn tác cùng nhau.

Bản ghi là một sự kiện về một điều gì đó. Bảng là một tập hợp các sự kiện có liên quan. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các bảng có liên quan.