Μια εγγραφή είναι μια μεμονωμένη καταχώρηση σε έναν πίνακα βάσης δεδομένων. Περιέχει όλα τα πεδία για μια οντότητα. Μια εγγραφή πελάτη έχει όνομα, διεύθυνση, τηλέφωνο και ημερομηνία εγγραφής. Μια εγγραφή παραγγελίας έχει αναγνωριστικό πελάτη, προϊόν, ποσότητα και τιμή. Η εγγραφή είναι η μονάδα αποθήκευσης. Όταν εισάγετε μια γραμμή, δημιουργείτε μια εγγραφή. Όταν υποβάλλετε ερώτημα σε έναν πίνακα, ανακτάτε εγγραφές. Όταν ενημερώνετε ένα πεδίο, αλλάζετε μια εγγραφή. Η εγγραφή είναι το άτομο των σχεσιακών δεδομένων.

Οι εγγραφές σχετίζονται μεταξύ τους μέσω κλειδιών. Μια εγγραφή πελάτη έχει ένα πρωτεύον κλειδί. Μια εγγραφή παραγγελίας έχει ένα ξένο κλειδί που δείχνει σε αυτόν τον πελάτη. Η σχέση συνδέει τις δύο εγγραφές χωρίς να διπλασιάζονται δεδομένα. Ένας πελάτης μπορεί να έχει πολλές παραγγελίες. Κάθε εγγραφή παραγγελίας αναφέρεται στον πελάτη. Η εγγραφή πελάτη αποθηκεύει τα στοιχεία του πελάτη μία φορά. Αυτή η δομή αποφεύγει τον πλεονασμό και διατηρεί τα δεδομένα συνεπή. Οι εγγραφές μπορούν επίσης να ενσωματωθούν σε ορισμένες βάσεις δεδομένων. Ένας χώρος αποθήκευσης εγγράφων μπορεί να έχει μια εγγραφή πελάτη με μια σειρά από εγγραφές παραγγελιών μέσα σε αυτήν. Αυτό ενσωματώνει τα σχετικά δεδομένα σε ένα έγγραφο. Οι ενσωματωμένες εγγραφές είναι πιο γρήγορες στην ανάγνωση επειδή αποφεύγουν τις ενώσεις. Είναι πιο δύσκολο να ενημερωθούν επειδή τα ίδια δεδομένα μπορεί να εμφανίζονται σε πολλά έγγραφα. Η επιλογή μεταξύ αναφοράς και ενσωμάτωσης εξαρτάται από τον τρόπο χρήσης των δεδομένων. Αναφορά σχεσιακών βάσεων δεδομένων. Οι βάσεις δεδομένων εγγράφων συχνά ενσωματώνονται. Και οι δύο προσεγγίσεις έχουν συμβιβασμούς.

Χαρακτηριστικά εγγραφής

• Περιέχει πεδία — μία τιμή ανά πεδίο
• Αναγνωρίζεται από ένα κλειδί — πρωτεύον κλειδί ή μοναδικό αναγνωριστικό
• Σχετίζεται με άλλες εγγραφές — μέσω ξένων κλειδιών
• Αποθηκεύεται ως γραμμή — σε σχεσιακό πίνακα
• Ενημερώθηκε ατομικά — οι αλλαγές επικυρώνονται ή επαναφέρονται μαζί

Μια εγγραφή είναι ένα γεγονός που αφορά ένα πράγμα. Ένας πίνακας είναι μια συλλογή από σχετικά γεγονότα. Μια βάση δεδομένων είναι μια συλλογή από σχετικά πίνακες.