السجل هو إدخال واحد في جدول قاعدة البيانات. يحتوي على جميع حقول كيان واحد. يتضمن سجل العميل الاسم والعنوان ورقم الهاتف وتاريخ التسجيل. بينما يتضمن سجل الطلب معرّف العميل والمنتج والكمية والسعر. السجل هو وحدة التخزين. عند إدراج صف، يتم إنشاء سجل. عند الاستعلام عن جدول، يتم استرجاع السجلات. عند تحديث حقل، يتم تغيير سجل. السجل هو النواة الأساسية للبيانات العلائقية.

ترتبط السجلات ببعضها البعض عبر مفاتيح. يحتوي سجل العميل على مفتاح أساسي، بينما يحتوي سجل الطلب على مفتاح خارجي يشير إلى ذلك العميل. تربط هذه العلاقة بين السجلين دون تكرار البيانات. يمكن للعميل الواحد أن يكون لديه عدة طلبات، ويشير كل سجل طلب إلى ذلك العميل. يخزن سجل العميل بياناته مرة واحدة فقط. يمنع هذا الهيكل التكرار ويحافظ على اتساق البيانات. يمكن أيضًا تضمين السجلات في بعض قواعد البيانات. على سبيل المثال، قد يحتوي مخزن المستندات على سجل عميل بداخله مصفوفة من سجلات الطلبات، مما يدمج البيانات ذات الصلة في مستند واحد. تتميز السجلات المضمنة بسرعة قراءتها لأنها تتجنب عمليات الربط، ولكن يصعب تحديثها لأن البيانات نفسها قد تظهر في مستندات متعددة. يعتمد الاختيار بين الإشارة والتضمين على كيفية استخدام البيانات. تستخدم قواعد البيانات العلائقية الإشارة، بينما تستخدم قواعد بيانات المستندات التضمين غالبًا. ولكل من الطريقتين مزايا وعيوب.

خصائص السجل

• يحتوي على حقول - قيمة واحدة لكل حقل
• يتم تحديده بواسطة مفتاح - مفتاح أساسي أو معرّف فريد
• يرتبط بسجلات أخرى - من خلال مفاتيح خارجية
• يتم تخزينها كصف في جدول علائقي
• يتم التحديث بشكل ذري - يتم تثبيت التغييرات أو التراجع عنها معًا.

السجل هو حقيقة تتعلق بشيء واحد. الجدول هو مجموعة من الحقائق المترابطة. قاعدة البيانات هي مجموعة من الجداول المترابطة.