Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) giúp ngăn dữ liệu nhạy cảm rời khỏi tổ chức. Nó theo dõi dữ liệu đi đến đâu: tệp đính kèm email, dữ liệu tải lên đám mây, ổ USB và các lệnh in. Hệ thống DLP xác định nội dung nhạy cảm bằng cách sử dụng các mẫu và nhãn, sau đó chặn hoặc cảnh báo về các hoạt động truyền tải vi phạm chính sách. Một bảng tính chứa đầy số thẻ tín dụng của khách hàng không nên được gửi đến tài khoản Gmail cá nhân. Công cụ DLP nhận ra mẫu này và ngăn chặn việc gửi đi.

Việc triển khai DLP hiệu quả rất khó. Cảnh báo sai gây khó chịu cho người dùng và tạo ra tình trạng mệt mỏi vì quá nhiều cảnh báo. Bỏ sót cảnh báo sai làm rò rỉ dữ liệu. Các tệp và hình ảnh được mã hóa làm vô hiệu hóa việc kiểm tra nội dung. Nhân viên tìm ra các cách thức thay thế, chẳng hạn như chụp ảnh màn hình hoặc dán dữ liệu vào ứng dụng ghi chú cá nhân. DLP hiệu quả là sự kết hợp giữa công nghệ, chính sách và đào tạo. Gắn nhãn dữ liệu nhạy cảm ngay khi tạo. Phân loại dữ liệu để công cụ DLP biết cần bảo vệ những gì. Hạn chế cổng USB khi cần thiết. Giám sát việc tải lên đám mây. Hầu hết các vụ vi phạm đều liên quan đến dữ liệu bị rò rỉ qua một kênh mà ai đó đã quên giám sát. DLP sẽ đóng các kênh đó, nhưng chỉ khi tổ chức xác định rõ ràng những gì được coi là nhạy cảm và thực thi các quy tắc một cách nhất quán.

Các kênh DLP để giám sát

• Email — tệp đính kèm và tin nhắn gửi đi
• Lưu trữ đám mây — tải lên tài khoản cá nhân
• Phương tiện lưu trữ di động — Ổ USB và ổ đĩa ngoài
• In ấn — tài liệu được in ra giấy
• Trang web — điền biểu mẫu và tải tệp lên

DLP chỉ là một chướng ngại vật nhỏ, chứ không phải là bức tường. Một người nội bộ quyết tâm sẽ tìm ra cách. Mục tiêu là bắt quả tang những kẻ bất cẩn và làm chậm bước tiến của những kẻ xấu.