يمنع نظام منع فقدان البيانات البيانات الحساسة من مغادرة المؤسسة. فهو يراقب مسار البيانات: من مرفقات البريد الإلكتروني، إلى عمليات التحميل السحابي، ومحركات أقراص USB، ومطبوعات المستندات. يحدد نظام منع فقدان البيانات المحتوى الحساس باستخدام أنماط وتصنيفات، ثم يحظر أو ينبه إلى عمليات النقل التي تخالف السياسة. على سبيل المثال، لا ينبغي إرسال جدول بيانات يحتوي على أرقام بطاقات ائتمان العملاء إلى حساب Gmail شخصي. يتعرف محرك منع فقدان البيانات على النمط ويوقف الإرسال.

يُعدّ تطبيق نظام منع فقدان البيانات (DLP) بشكل صحيح أمرًا صعبًا. فالإنذارات الخاطئة تُزعج المستخدمين وتُسبب لهم إرهاقًا من كثرة التنبيهات، بينما تُؤدي الإنذارات الخاطئة إلى تسريب البيانات. كما أن الملفات والصور المُشفّرة تُعيق فحص المحتوى. ويلجأ الموظفون إلى حلول بديلة، مثل تصوير الشاشة أو لصق البيانات في تطبيق ملاحظات شخصي. يجمع نظام DLP الفعال بين التكنولوجيا والسياسات والتدريب. يجب تصنيف البيانات الحساسة عند إنشائها، وتحديدها لكي يتعرف نظام DLP على البيانات التي يجب حمايتها. كما يجب تقييد منافذ USB عند الاقتضاء، ومراقبة عمليات التحميل إلى السحابة. غالبًا ما تتضمن الاختراقات تسريب البيانات عبر قناة لم يراقبها أحد. يُغلق نظام DLP هذه القنوات، ولكن فقط إذا حددت المؤسسة البيانات الحساسة وطبقت القواعد بشكل متسق.

قنوات DLP للمراقبة

• البريد الإلكتروني - المرفقات والرسائل الصادرة
• التخزين السحابي — عمليات التحميل إلى الحسابات الشخصية
• الوسائط القابلة للإزالة - محركات أقراص USB والأقراص الخارجية
• الطباعة - خروج المستندات على شكل ورق
• الويب — إرسال النماذج وتحميل الملفات

إنّ تقنية منع فقدان البيانات (DLP) مجرد عقبة بسيطة، وليست جداراً منيعاً. سيجد الموظف المُصِرّ طريقةً لتحقيق ذلك. الهدف هو كشف المُهملين وإبطاء المُتآمرين.